AK BuFaTa ausrichten: Finanzierung, Organisation, Ablauf

Anmerkungen aus der Orga der TH Ingolstadt:
Es würde generell helfen, ähnlich wie in der KIF eine REKALL (Regelmäßige Konferenz aller Orgas) aufzubauen.
https://wiki.kif.rocks/wiki/REKALL:Hauptseite

• PsyFaKo: 250 Personen; 4 Tage; 1x/Semester; Bestes Essen
• KaSuS:
  • letzte KasuS 12 FSen, 19 TN
  • findet aber immer im Rahmen der StuTS (studentische Tagung Sprachwissenschaft) mit ca. 150 TN statt, daher keine eigene Orga
  • einmal im Semester an wechselnden Unis
  • KasuS hat keine eigenen Mittel oder Strukturen, um Gelder zu verwalten
• ZaPF:
  • Etwa 200-250 Leute, SoSe 4-5 Tage, WiSe 3-4 Tage.
  • Hauptfinanzierung durch BMBF und Sponsoring. Wir haben auch den ZaPF e. V.
  • Bestes an der BuFaTa: Menschen sind unglaublich motiviert und stecken viel Liebe in die Organisation, ihre Resos und ihre Gremienarbeit.
• KOMET:
  • BuFaTa Winter: 50-60 Leute (4 Tage), Zwischenkonvent Frühling (3-4 Tage): 30-40 Leute
  • Finanzierung teils über BMBF, Verein KOMET e. V., ausrichtende Fachschaften, Sponsoring, Teilnehmendenbeiträge
• KIF: 200-250 Leute, Hauptfinanzierung BMBF. 1 mal im Semester gibt es eine Tagung.

• Teilnahmegebühren
  • im Falle von BMBF-Förderung nicht möglich, um auch Verein zu finanzieren
• Sponsoring & Spenden
  • z.B. ewige Sponsorenliste (Mail wird dann an alle versendet (in Form eines Sponsorenbriefs))
    • eigener Sponsorenbrief für Caterer (oft günstiger wenn Werbung gemacht wird)
  • Unterschied zw. Sponsoring und Spenden!
    • Sponsoring erfodert Gegenleistung, z. B. Werbung in Tagungsmaterialien, Social-Media-Posts, Folien, Recruiting während Tagung, Vorträge (eingeschränkt)
      • muss aber im Rahmen bleiben! Stichworte: Kommerzialisierung, Nachhaltigkeit, ethische Grundsätze
  • auch Sachspenden können hilfreich sein (z. B. Lanyards) - häufig thematisch (z. B. Red Bull sponsort Getränke)
  • Auch Menschen, die auf der Tagung werben, können hilfreich sein
  • Rechnung für Essen als indirekte Sachspende
• BMBF-Förderung (wenn in Dtl.)
  • Fristen beachten!
  • Mindestteilnehmendenanzahl
  • 1 BMBF Antrag für 2 Konferenzen in einem Jahr
  • Ziel der Konferenz/Thematische Ausrichtung festhalten
  • Vorl. Zeitplan angeben (Tagungskonzept)
    • Jeder Tag muss 6 Std. Arbeitskreise oder Plena beinhalten, Exkursionen nur unter bestimmten Voraussetzungen
  • Was ist förderfähig?
    • Schlafplätze
    • Essen
    • Hochschulpolitische Angelegenheiten
    • Solange etwas förderfähig ist, kann das Geld später noch umverteilt werden, z.B. von Essen → Schlafplätze
  • Was ist nicht förderfähig?
    • T-Shirts für Teilnehmika, Gimmicks, Merch, Gastgebergeschenke etc.
    • Alkohol
    • usw.
  • Nachweis über Immatrikulation und Unterschriften der Anwesenden an jedem Tag
  • Nach der Tagung müssen alle Belege eingescannt werden und Abweichungen erklärt werden
  • Im Nachhinein kann eine vertiefte Prüfung stattfinden
  • Lohnt sich insgesamt eher bei größeren Veranstaltungen (da Aufwand immer recht gleich)
  • Max. Fördersatz 45€/ganzem Tag/Studierender, die Förderung ist eine Festbetragsförderung → alles was danach günstiger wird, ist zum eigenen Vorteil (Einnahmen und Ausgaben werden nicht gegengerechnet)
  • Suche nach Sponsoring muss vorgelegt werden und Abschätzung der Sponsoringsumme
  • Förderung nur für hochschulpolit. Tagungen möglich, klarer und zeitlich ausreichender HoPo-Fokus nötig
• Hochschulen
  • bei Profs, Instituten, Gremien anfragen
  • z. B. Sonderprojekttöpfe (z. B. zum Thema Lehre), Fachbereiche, Studienzuschusskommissionsgelder, Qualitätsverbesserungsmittel, Fördervereine
• (Verfasste) Studierendenschaften (z. B. AStA)
  • AStAs stellen oft Mittel bereit für Austragung von BuFaTas
  • ggf. auch fachschaftseigene Budgets nutzbar
  • häufig nur Übernahme von Rechnungen möglich

  
* Kirche 
* Bällebad
* In Duisburg ist es kalt
* Zelte
* Zirkuszelt
* In Unis meistens nicht 
* Nüchterne Unterkünfte, Barrierefreiheitsansprüche berücksichtigen, geschlechtergetrennte Unterkünfte
* Notfalltelefonnummer und Adressen der Unterkünfte auf die Tagungsausweise drucken 
* Jugendherberge: Frühstück kann dazugebucht werden 

• PsyFaKo: Awarenessbeauftragte, klar gekennzeichnet, vorherige Schulung. Sind gestellt durch ausrichtende FS, zwei Geschlechter. Zusätzlich: PsyCare, tlfnr. für Notfälle. Nummern sind konsistent, eigenes Handy. Der Infostand hat auch

• Ja.

• lokale Mensen
  • je nach Preis und Qualität
  • Achtung: Tlw. höhere Preise für auswärtige Studierende, Zahlung nur mit Studiausweis/Mensakarte
• selber kochen/vorbereiten
  • die Regel beim Frühstück bei allen BuFaTas
  • falls Küche, Utensilien, genug Kochende verfügbar
  • z. B. Curry, Gulaschkanone, Grillen…
  • „ewiges Frühstück“ (KIF, ZaPF)
    • Frühstücksbuffett bleibt ganzen Tag aufgebaut
  • „ewige Suppe“ (Ulm)
    • heiße Brühe mit Zutate
• Essen bestellen/Essen gehen
  • z. B. Pizza
  • gemeinsam Essen gehen, ggf. eingeschränkte Speisekarte, Rabatt bei vielen TN (tlw. günstiger als Catering)

• Walkie Talkies: Game Changer.
• Reisende ZaPF-Industriespülmaschine
• Geschirr: Von AStA o. ä. erwerben lassen und dann zum Einkaufspreis mieten - zur Freude des BMBF
• BuFaTa-Kongresszentrum kaufen? (auf lange Dauer bestimmt kostendeckend)
• Zeiträume zwischen Weihnachten und Neujahr nicht förderfähig - aus Gründen
• „Asi-Austern“: Pfeffi in halben Ü-Eiern („schmeckt mit der Zeit besser“)

• ZaPF-Kompendium (Finanzierung, Kommunikation, Organisation …) → an STAPF (Amélie oder Kathrin) wenden
• PsyFaKo-Sponsoring-Liste → KonRat der PsyFaKo
• How To KIF → https://gitlab.fachschaften.org/kif/howtokif (Zugriff nur mit Fachschaften.org-Account)
• Austausch über BMBF-Anträge → Janfred von der KiF schreiben
• Howto BuFaTaChemie: https://bufata-chemie.org/how-to-bufata/